Diarium och arkiv

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker.

I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän offentlig handling. 


Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut ”skyndsamt”. I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev ska detta också hanteras skyndsamt. Ibland kan man inte få ut handlingarna omedelbart eftersom dom kan behöva maskas (i de fall uppgiften omfattas av sekretess).


Får jag ta med dem hem?

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kungälvs kommun nyttjar avgiftsförordningen vilket innebär att kopior är gratis upp till 9 sidor, 10:e sidan kostar 50 kronor och därefter kostar en kopia 2 kronor per sida, porto tillkommer om man vill ha det skickat till sig.


Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta. Undantaget är om man vill ha ut sekretesshandlingar (exempelvis sin egen socialakt) så kan man inte vara anonym.


Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.


Din egen korrespondens med kommunen blir också en allmän handling

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.


Personuppgiftslagen

Personuppgiftslagen, PuL, har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter. Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.


Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi ”hemliga uppgifter”, när vi menar sekretessbelagda uppgifter. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, Offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver ”hemligt”, ”förtroligt” eller ”konfidentiellt” på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.


Arkiv

Kommunarkivet har som uppgift att utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård samt att vara behjälplig i dokumenthanteringsfrågor. Här finns handlingar från nämnder och styrelser i Kungälvs kommun men här förvaras även bestånden från städerna Kungälv och Marstrand och de gamla sockenkommunerna i Inlands södre härad: Harestad, Lycke, Torsby, Hålta, Jörlanda, Solberga, Ytterby, Kareby och Romelanda.

Kommunarkivet ligger i Stadshuset på Ytterbyvägen och har öppet under kontorstid. Du är välkommen hit för att ta del av handlingarna som speglar vår historia.

Så här söker du i arkivet

Postlista
Postlistan är en förteckning över inkomna och upprättade handlingar till kommunstyrelsen. Postlistan skickas ut via e-post till intresserade varje fredag. Om du vill prenumerera på postlistan skickar du en anmälan till kommun@kungalv.se 

  Sidan uppdaterades: