Kommunen ska registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade så att det är lätt att hitta rätt. Arkiven är en viktig källa till framtida forskning.
I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium som normalt sett också är en allmän offentlig handling. En registrator är en tjänsteperson med arbetsuppgifter att registrera handlingar.
Hur fort kan jag få handlingarna?
Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut ”skyndsamt”. I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev ska detta också hanteras skyndsamt. Ibland kan man inte få ut handlingarna omedelbart eftersom viss information behöver döljas, i de fall uppgiften omfattas av sekretetess.
Får jag ta med dem hem?
Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kungälvs kommun använder avgiftsförordningen. Det innebär att kopior är gratis upp till nio sidor, tionde sidan kostar 50 kronor och därefter kostar en kopia 2 kronor per sida. Porto tillkommer om man vill ha det skickat till sig.
Du får vara anonym
Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta. Undantaget är om man vill ha ut sekretesshandlingar (exempelvis sin egen socialakt) då kan man inte vara anonym.
Du kan klaga
Om du nekas att ta del av en handling ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid kan du klaga hos Justitieombudsmannen.
Din egen brevväxling med kommunen blir också en allmän handling
Även all din egen brevväxling (fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Om du skickar brev till en tjänsteperson eller politikers hemadress blir det en allmän handling om det rör en kommunal fråga. De är skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.
GDPR (General Data Protection Regulation)
GDPR är en dataskyddsförordning som gäller i hela EU. Den ger ett starkt skydd för din personliga integritet och ger stor kontroll över dina personuppgifter.
Mer information om GDPR och Kungälvs kommuns integritetspolicy kan du läsa om här.
Vad innebär sekretess?
I dagligt tal säger vi ”hemliga uppgifter” när vi menar sekretessbelagda uppgifter. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, Offentlighets- och sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver ”hemligt”, ”förtroligt” eller ”konfidentiellt” på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.
Arkiv
Kommunarkivet har som uppgift att utöva tillsyn över myndigheternas arkivvård samt att hjälpa till i dokumenthanteringsfrågor. Här finns handlingar från nämnder och styrelser i Kungälvs kommun men här förvaras även bestånden från städerna Kungälv och Marstrand och de gamla sockenkommunerna i Inlands södra härad: Harestad, Lycke, Torsby, Hålta, Jörlanda, Solberga, Ytterby, Kareby och Romelanda.
Kommunarkivet ligger i Stadshuset på Ytterbyvägen och har öppet under kontorstid. Du är välkommen hit för att ta del av handlingarna som speglar vår historia.
Postlista
Postlistan är en förteckning över upprättade handlingar som kommit in till kommunstyrelsen. Postlistan skickas till politiker och tjänstemän i kommunen samt till medier med utgivningsbevis varje fredag.
